.webp)
At vælge det rette bookingsystem kan være afgørende for din virksomheds succes.
Uanset om du driver en lille servicevirksomhed eller et større oplevelsesfirma, kan det rette system hjælpe dig med at effektivisere dine arbejdsprocesser, øge kundetilfredsheden og sikre flere bookinger.
Men med så mange muligheder på markedet, hvordan vælger man så det system, der passer bedst til ens virksomhed?
I denne artikel vil vi guide dig igennem de vigtigste overvejelser, du bør gøre dig, når du vælger en bookingplatform.
Vi gennemgår blandt andet:
- Hvad er et bookingsystem?
- Nøglefunktioner du skal være opmærksom på
- Praktiske råd til at vælge det rigtige system
- Almindelige fejl du bør undgå
- Hvordan man implementerer ny booking software
Hvad er et online bookingsystem?
Et online bookingsystem er et digitalt værktøj, der hjælper virksomheder med at håndtere reservationer og bookinger på en effektiv og organiseret måde.
De fleste online bookingsystemer har samme kernefunktion. Nemlig at håndtere bookinger, så du får mere tid og flere ressourcer til at arbejde på det vigtige.
Det kan være alt fra mindre servicebookinger som en reservation hos din frisør til større arrangementer som en guidet vandretur i Rebild Bakker.
Du kan også bruge bookingplatforme til billetsalg i forbindelse med koncerter eller andre lignende arrangementer.
Hvilke funktioner skal du kigge efter?
Alle brancher er forskellige, og der findes også systemer, der er udviklet til helt specifikke situationer.
Det kunne eksempelvis være til restaurationsbranchen, hvor et skræddersyet reservationssystem kan hjælpe med at holde styr på bordreservationer.
Men hvordan afgør man, hvilket system der er rigtigt for ens virksomhed? Lad os kigge på nogle funktioner, der er værd at overveje, inden du vælger.
Nøglefunktioner i et effektivt bookingsystem:
- Kalenderintegration: De bedste bookingsystemer giver et samlet overblik i en kalender over alle dine bookinger.
Nogle kan endda integreres med din eksisterende digitale kalender og hjælpe dig med at holde overblik i hverdagen.
- Automatiserede beskeder: Send ordrebekræftelser og påmindelser ud til dine gæster - helt automatisk! Det kan ske via e-mail eller SMS, hvilket sparer dig en masse tid, end hvis du gjorde det manuelt.
Det forbedrer samtidigt kundeoplevelsen og skaber tryghed for dine gæster.
- Betalingshåndtering: Et effektivt reservationsværktøj bør have integrerede betalingsfunktioner, der gør det nemt for dine kunder at betale online.
Det betyder, at du får færre administrative opgaver, sikrer flere bookinger og får gladere gæster.
Læs også: Guide: fordele ved et bookingsystem med betalingsløsninger
- Brugervenlighed: Det skal være nemt for både dig og dine kunder at navigere i systemet.
Et intuitivt system sparer tid, og du skal ikke bruge lang tid på at finde ud af, hvordan man bruger det.
- Datasikkerhed og GDPR-overholdelse: Når du vælger et online bookingsystem, er det vigtigt at sikre, at systemet beskytter dine kunders data og overholder GDPR-reglerne.
Rapporteringsværktøjer: Med indbyggede rapporteringsværktøjer kan du analysere dine bookinger og få indsigt i dine kunders købsadfærd, hvilket kan hjælpe dig med at tage datadrevne beslutninger i din virksomhed.
Det kan også hjælpe dig med at målrette din markedsføring på sociale medier og sælge flere billetter gennem flere kanaler.
Tip: Lad være med at vælge et system, bare fordi det har mange funktioner. For mange funktioner kan betyde, at du får flere ting at forholde dig til, og måske risikerer du at miste overblikket i stedet for at bevare det.
Du skal altid vælge det, der passer til din virksomhed, både funktionsmæssigt og i forhold til dit budget.
Hvad koster et bookingsystem?
Prisen på et bookingsystem kan variere fra ca. 100-300 kr. pr. måned for basale funktioner, til over 2000 kr. pr. måned for mere avancerede systemer.
Nogle tilbyder gratis planer med begrænsede funktioner, mens andre kombinerer et fast månedligt gebyr med små transaktionsgebyrer pr. booking.
.webp)
Sådan vælger du det rigtige bookingsystem til din virksomhed
Hvordan vælger man det bedste online booking system?
Systemet kommer til at have stor indflydelse på, hvordan din virksomhed fungerer dagligt, så det er naturligvis en stor beslutning.
For at hjælpe dig på vej, er her nogle nøglefaktorer, du bør overveje, inden du træffer beslutningen:
1. Identificér dine behov
Forstå din virksomhed
Start med at vurdere din virksomheds specifikke behov. Har du brug for avancerede funktioner? Det kunne bl.a. være, at man kan have et ubegrænset antal brugere på systemet.
Eller er et simpelt system med grundlæggende funktioner nok?
For servicevirksomheder plejer en simpel bookingsoftware at klare opgaven.
Men for oplevelsesvirksomheder, der ofte har flere medarbejdere eller værter og mange deltagere på én gang, kan et mere omfattende system være løsningen.
Overvej din målgruppe: Hvordan matcher bookingsystemet dine kunders forventninger?
Når du vælger et online bookingsystem, er det afgørende at tage højde for, hvad dine kunder forventer af bookingprocessen.
Forskellige kundegrupper har forskellige præferencer og behov, og dit valg bør afspejle dette.
- Forventninger til service
Hvis din virksomhed henvender sig til en målgruppe, der forventer god kundeservice, bør du vælge et bookingværktøj, der kan sende bekræftelser og påmindelser ud til dem.
Men hvis din virksomhed derimod tilbyder korte, engangsservices, er dette knap så relevant, og det kan være klogere et finde et system der er hurtigt og intuitivt.
Lad os give et eksempel, for at gøre det mere konkret:
En lufthavnsbus, der kører fire gange dagligt fra en lufthavn ind til centrum, bruger et simpelt billetsystem. Her kan kunderne booke deres billet online og modtage den direkte på telefonen.
Det fungerer meget godt. Men hvis deres system nu kunne sende en påmindelse om deres tur, eller endnu bedre, opdatere kunderne, hvis der er forsinkelser, vil det markant forbedre kundeoplevelsen - men det er absolut ikke en nødvendighed.
Her er det vigtigt at overveje, om de mere avancerede funktioner kan gøre en reel forskel for virksomhedens kunder. For nogle virksomheder er det guld værd, for andre er det blot et ekstra plus.
- Bekvemmelighed
Lad os sige, at en virksomhed, der sælger kanalrundfarter i København, vælger et bookingsystem, der hverken kan bruges på telefonen eller tage imod online betaling – de kan risikere at miste mange potentielle kunder.
Mange turister beslutter sig spontant for en kanalrundfart, og hvis de ikke kan booke en time eller to i forvejen eller betale online, vil de måske vælge en anden oplevelse, der er lettere tilgængelig.
Pointen er, at det skal være nemt for dine kunder, og det kan være klogt at overveje, om din virksomhed står i en situation, der kræver lidt mere af et reservationssystem.
Læs også: Fem trin til at skabe kundeloyalitet
- Skalerbarhed
Undersøg, om systemet kan vokse med din virksomhed.
Det er vigtigt at vælge et system, der kan håndtere en stigende mængde bookinger og kunder over tid.
Et godt bookingsystem får forhåbentlig din virksomhed til at vækste, og det er naturligvis ærgerligt at skulle skifte, hvis det ikke kan følge med.
2. Sammenlign forskellige systemer
Det kan være smart at sammenligne forskellige bookingsystemer, så du er sikker på at du træffer det rigtige valg.
- Kundeanmeldelser: Find anmeldelser på de systemer du er interesseret i. Andre brugeres erfaringer kan give dig en god idé om, hvilke systemer der er værd at gå videre med.
- Funktionalitet: Notér hvilke funktioner du ønsker og kunne få gavn af. Sammenlign derefter forskellige systemer, og find ud af hvilke opfylder dine behov, og hvilke du ikke behøver at gå videre med.
De fleste bookingsystemer har en liste over deres funktioner. Du kan se vores funktioner lige her.
Her er en generel tjekliste, du kan bruge til at komme i gang:
- Nem kalenderstyring
Kan du hurtigt få overblik over alle dine bookinger på én samlet kalender? Kan systemet integreres med din nuværende kalender, som f.eks. Google Kalender?
- Automatiske beskeder
Sender systemet automatisk påmindelser til dine kunder, så de husker deres aftaler? Kan beskederne sendes både som e-mail og SMS?
- Betalinger
Kan dine kunder betale direkte online, når de booker? Er det nemt for dig at holde styr på, hvem der har betalt?
- Brugervenlighed
Er systemet nemt at bruge for både dig og dine kunder? Kan du lære systemet at kende uden at bruge meget tid på det?
- God support
Er der nem adgang til hjælp, hvis du støder på problemer? Tilbyder systemet hurtig og venlig kundeservice?
- Pris
Passer prisen til dit budget, og får du de funktioner, du har brug for?
Er der en gratis prøveperiode, så du kan teste systemet, før du betaler?
- Fremtidssikring
Kan systemet vokse med din virksomhed, hvis du får flere kunder eller ansatte? Bliver systemet løbende opdateret, så det altid fungerer optimalt?
3. Find det rigtige system til pengene
Når du skal vælge en reservationsplatform, er det vigtigt at finde den rette balance mellem pris og funktionalitet.
Selvom det kan være fristende at vælge den billigste løsning, bør du ikke gå på kompromis med de funktioner, der er nødvendige for din virksomheds daglige drift.
Det er klogt at overveje, hvor meget værdi systemet faktisk tilfører din forretning i forhold til prisen.
Hvis et system har mange unødvendige funktioner for din virksomhed og måske er lidt dyrere på grund af disse, kan det være, at du skal krydse det af din liste.
Gratis vs. betalte planer: Hvad passer til din virksomhed?
Nyetablerede virksomheder kan ofte drage fordel af gratis planer i bookingsystemer, da disse typisk giver adgang til kernefunktionerne og kun kræver et lille gebyr pr. booking.
Det er ideelt for virksomheder med få kunder eller sjældne bookinger, da gratis planer normalt har en grænse for, hvor mange bookinger de kan håndtere.
Etablerede virksomheder, der har flere kunder og hyppigere bookinger, kan derimod have brug for en betalt plan, selv hvis de blot vil afprøve systemet.
De dyrere planer kan håndtere større volumen og tilbyder avancerede funktioner, der matcher behovene hos en voksende virksomhed.
.webp)
3 typiske fejl, du bør undgå, når du vælger et bookingsystem
Det er vigtigt at kigge efter de gode funktioner, når du skal vælge en bookingplatform, men du skal også være opmærksom på de fejl, man nemt (og ubevidst) kan begå:
1. For stort fokus på prisen
Det er forståeligt, at prisen spiller en stor rolle, men at vælge et bookingsystem udelukkende baseret på den laveste pris, er nok ikke så smart på lang sigt.
Billigere systemer kan mangle essentielle funktioner eller have begrænset support, hvis du spørger os.
Overvej altid, hvad du får for pengene, og sørg for, at dit valgte system opfylder så mange af dine krav som muligt.
2. Brugervenligheden ignoreres
Et system, der er svært at bruge, kan hurtigt blive en byrde for både dig og dine medarbejdere.
Hvis det kræver tekniske evner eller er svært at navigere i, vil det kun tage tid fra dine kerneopgaver. Og hvis dine gæster synes, det er svært at bruge, så er det et stort no-go.
Derfor er det vigtigt at vælge en bookingsoftware, der er intuitiv og nem at anvende for alle brugere.
3. Behovet for support glemmes
Bookingsystemer er software, og ingen software er fejlfri. Der vil sandsynligvis opstå situationer, hvor du har brug for hjælp.
Det kan være nemt at undervurdere, hvor vigtigt det er at have adgang til god kundesupport.
Vælg et system, der tilbyder pålidelig og tilgængelig kundeservice, så du kan få hurtig hjælp, når det er nødvendigt.
Kom godt fra start: Sådan mestrer du dit nye reservationssystem
Når du har valgt dit nye system, er det bare med at komme i gang!
Vi ved, at det kan være overvældende at vælge et bookingsystem.
Men jo mere du bruger dit nye system, og jo mere du tester det, desto bedre bliver du til at bruge det.
Lav et testkøb
Hvis du er nervøs ved implementeringen, så lav et testkøb, inden du lancerer det for dine gæster.
Du kan f.eks. lave en booking hos din egen virksomhed, som om du var en kunde. Kør hele processen igennem fra start til slut, så du får et indblik i, hvad dine kunder ser.
Når du er færdig, kan du se, hvordan det ser ud for dig, når du får nye bookinger.
Se, hvordan man sender påmindelser ud, hvordan man ombooker, eller hvordan man refunderer et køb.
Den bedste måde at lære dit system at kende på, er ved at få det mellem fingrene.
Så finder du også ud af, om alt er opsat korrekt, og om det er nødvendigt at lave ændringer, inden du lancerer det.
Hiv fat i support for hjælp og rådgivning
Hvis du stadig har spørgsmål, så overvej at række ud til systemets kundeservice.
Som vi nævnte tidligere, er det super vigtigt at vælge en virksomhed, der faktisk brænder for det, de laver – så du er sikker på at kunne få hjælp, hvis nødvendigt.
Få flere bookings og gladere kunder med Holdbar
Vælger du det rette bookingsystem, kan det gøre en stor forskel for din virksomhed – både i form af flere bookinger og gladere kunder.
Hvis du skal tage én ting med fra denne artikel, så er det, at du bør overveje din virksomheds behov grundigt, før du træffer dit valg.
Hos Holdbar arbejder vi hårdt på at skabe en bedre fremtid for oplevelsesindustrien. Vi hjælper værter med at vækste deres virksomhed ved at give dem et stærkt digitalt fundament.
Vores platform er designet til at imødekomme behovene i oplevelsesbranchen. Vi kalder det et experience management system.
Det betyder, at Holdbar er en alt-i-en løsning, der ikke kun hjælper med bookinger, men tager også hånd om de administrative opgaver, betalinger og marketing.
Med andre ord: alt du skal bruge for at sælge oplevelser.
Book en demo i dag, eller prøv vores gratis plan, og lad os finde ud af, om vi matcher!
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)