Eventplanlægning gjort nemt: 4 råd til at planlægge dit næste event

Deltagerliste, budget, tidsplan, teknisk udstyr, lokation, regler og tilladelser.

Listen af opgaver, når man planlægger et event, er ofte lang og udfordrende.

Men det behøver ikke være så udfordrende at planlægge event, hvis du ved, hvordan du skal gribe planlægningen an.

I denne artikel giver vi dig fire håndgribelige råd til, hvordan du kan bruge eventkoordinering til at gøre din hverdag som oplevelsesvirksomhed nemmere. 

Det hele handler om tid. Bruger du din tid korrekt, er du godt på vej mod et succesfuldt event. 

1. Bevar overblikket gennem grundig planlægning
2. Sørg for skarp intern kommunikation
3. Skab den gode oplevelse for dine gæster
4. Brug et system, der tager sig af de administrative opgaver

Hvis du kan følge ovenstående trin, er du godt på vej. Lad os gå i dybden og undersøge, hvordan god eventplanlægning kan løfte din virksomhed.
‍

1. Bevar overblikket med god (og grundig) planlægning

Manglende overblik er kilden til et mislykket event.

Når du ikke kan finde hoved eller hale i dit event, vil du med garanti overse vigtige detaljer. Not cool.

Vil du have et bedre overblik over din tidsstyring og budgettering kan du overveje at investere i nogle digitale værktøjer:

Opret en detaljeret tidsplan: Brug et projektstyringsværktøj som Trello eller Asana, hvor du kan tildele opgaver til det enkelte teammedlem og sætte deadlines så alle er up-to-date.

Lav et budget: Du kan bruge regnearksprogrammer som Google Sheets eller Excel til at lave et budget, der indeholder alle dine forventede udgifter samt en buffer til uforudsete omkostninger. 

Lav en budgetplan, så du kan:

• Holde styr på alle udgifter
• Sikre, at du holder dig inden for budgettet

2. Hav styr på den interne kommunikation

Et andet vigtigt aspekt af event management er, at den interne kommunikation skal være knivskarp. 

Hvis du har mange ansatte til dit event, kan du med fordel dykke ned i, om kommunikationen og samarbejdet mellem dem fungerer. 

Dårlig kommunikation og samarbejde i dit team kan føre til misforståelser, forsinkelser eller fejl, som kan skabe problemer for dit event og dine gæster. 

Hvis teamet er afstemt, er det selvsagt nemmere at koordinere effektivt.

For at forbedre kommunikationen i teamet er det vigtigt at etablere klare kommunikationskanaler og - rutiner:

Regelmæssige teammøder: Hold et møde (eller flere) inden dit event for at sikre:

• At alle på teamet er opdaterede.
• At de nødvendige informationer er blevet uddelt til alle på holdet.

Det kan også være en god idé at oprette en gruppe med dit team på f.eks. Messenger, WhatsApp eller en anden mobil platform, så du hurtigt kan dele information og opdateringer med alle.

Det kan også være en god idé at afholde et kort opfølgningsmøde efter eventet. Anerkend deres indsats, og spørg ind til udfordringer og/eller succeser i forbindelse med eventet. I fællesskab kan I finde ud af, om I skal lave ændringer fremadrettet.

Brug samarbejdsværktøjer: 

God (og præcis) kommunikation og samarbejde er nøglen til succesfuld eventplanlægning - især når du arbejder med et større team. 

For at holde alle opdateret kan du bruge samarbejdsværktøjer, der samler kommunikationen ét sted og gør det nemmere at koordinere opgaver.

• Slack: Slack er en populær platform til teamkommunikation, hvor du kan oprette forskellige “kanaler” til specifikke emner eller teams. Med Slack kan du hurtigt dele beskeder, filer og opdateringer, hvilket sikrer, at alle teammedlemmer altid har adgang til de nødvendige oplysninger. Slack har også en app, så man nemt kan kommunikere på farten.
  ‍
• Microsoft Teams: Microsoft Teams tilbyder ikke kun chatfunktioner, men også værktøjer til videomøder, dokumentdeling og projektstyring. 
  ‍
• Google Workspace: Google Workspace har et sæt værktøjer, der gør det nemt for teamet at samarbejde om dokumenter, regneark og præsentationer. Det er især godt til at skabe og dele materialer som tidsplaner, budgetter og tjeklister.

God kommunikation er et succeskriterie når du arbejder med eventkoordinering. Og det kan også styrke dit personales team spirit!

‍3. Husk at have fokus på dine gæster

Event management handler i sidste ende om eventet, og menneskerne der deltager i det.

Man kan nemt fortabe sig i alt det praktiske rundt om eventet, men du skal naturligvis også have øje for din vigtigste målgruppe - dine gæster. 

Hvis deltagerne får en dårlig oplevelse, kan det nemlig skade din virksomhed, og sandsynligheden for, at de vender tilbage eller anbefaler dit event til andre styrtdykker.

Læs også: Fem trin til at skabe kundeloyalitet

For at give dine gæster en god oplevelse kan du overveje at gøre følgende:

Detaljeret planlægning:

• Lav en grundig plan, der sikrer, at alle aspekter af kundeoplevelsen fra “Velkommen til” til “Vi ses” er på plads.
• Sørg for, at dit event er let at finde. Det kan være frustrerende for dine gæster, hvis de er i tvivl om, hvor de skal finde dig. Hvis dit event er svært at finde, så sørg for at skrive klare instruktioner i enten ordrebekræftelsen og/eller på din hjemmeside.

Få dine gæster til at føle sig velkomne:

• Hils personligt og venligt på dine gæster, når de ankommer til dit event. Det kan være din vært, din receptionist eller dig selv, der gør det.
• Værten eller værterne skal helst have en god forståelse for kundehåndtering, så de er rustet til at kunne håndtere selv de mest vanskelige situationer.

Forbedr dit event med feedback:

• Indsaml feedback: Brug digitale spørgeskemaer som Google Forms eller SurveyMonkey til at indsamle feedback fra dine gæster efter eventet. Du kan sende dine spørgeskemaer ud via mail eller oprette en fysisk QR-kode, der linker til din undersøgelse. Overvej også at følge med på sociale medier, hvor gæster måske deler deres oplevelser.
  ‍
• Analyser feedback: Undersøg dine indsamlede data for at identificere mønstre og tendenser blandt dine gæster. 
  ‍
• Implementer ændringer: Baseret på din analyse kan du prioritere de ændringer, der vil have størst indflydelse på gæsteoplevelsen, og implementere dem i dine kommende arrangementer.

‍

4. Hent hjælp hos et bookingsystem

Uden en god bookingsoftware mister man hurtigt overblikket over sine gæster. 

Derudover kan en bookingsoftware hjælpe dig med at slippe af med tidskrævende opgaver som manuel håndtering af reservationer og ombookninger. 

Nedenfor har vi samlet en række fordele ved at have et online bookingsystem:

Automatisk registrering:

• Med et bookingsystem bliver dine reservationer automatisk registreret og lette at overskue. 
• Dine gæster kan tilmelde sig på egen hånd online, hvilket både er brugervenligt og tidsbesparende for dig.
• Et bookingsystem opdaterer din deltagerliste i realtid, så du altid har det nyeste overblik over tilmeldingerne.
• Du mindsker risikoen for dobbeltbookinger.
  
  

Betalingshåndtering:

• Hvis du har et bookingsystem med indbygget betaling, gør du det nemmere for dine gæster at booke, og samtidig får du et klart overblik over dine indtægter.
• Et godt system kan også håndtere refunderinger og tilbagebetalinger, så du slipper for det manuelle bøvl.
• Nogle systemer tillader dig at oprette skræddersyede rabatkoder til dine gæster.

Læs også: Fordele ved et bookingsystem med betalingsløsninger

Forbedret kommunikation:

• Du kan sende ordrebekræftelser og påmindelser via mail eller telefonnummer til dine deltagere, så de altid er opdaterede.
• Du får mulighed for at målrette din kommunikation, hvis dit system kan analysere dine kunders data.

Læs også: Sådan kan du booste din oplevelsesvirksomhed med effektiv event marketing

‍

Hvem er Holdbar?

Hos Holdbar har vi udviklet et intuitivt bookingsystem, der er designet til virksomheder, der leverer unikke oplevelser eller arrangementer. 

Vi arbejder hver dag på at forenkle og mindske de administrative opgaver forbundet med at afholde et event.

Dermed kan du bruge tiden på din vigtigste opgave - at skabe mindeværdige oplevelser for dine gæster.

Book en demo i dag, eller prøv vores gratis plan og oplev selv, hvor nemt du kan planlægge dit næste event med Holdbar.