Den ultimata guiden för att välja rätt bokningssystem

Att välja rätt bokningssystem kan vara avgörande för ditt företags framgång.

Oavsett om du driver ett litet serviceföretag eller ett större upplevelseföretag, kan rätt system hjälpa dig att effektivisera dina arbetsprocesser, öka kundnöjdheten och säkerställa fler bokningar.

Men med så många alternativ på marknaden, hur väljer man då det system som passar bäst för ditt företag? 

I den här artikeln guidar vi dig genom de viktigaste övervägandena du bör göra när du väljer en bokningsplattform.

Vi går bland annat igenom: 

• Vad är ett bokningssystem? 
• Nyckelfunktioner du bör vara uppmärksam på 
• Praktiska råd för att välja rätt system 
• Vanliga misstag du bör undvika 
• Hur man implementerar ny bokningsprogramvara

‍

Vad är ett online bokningssystem?

Ett onlinebokningssystem är ett digitalt verktyg som hjälper företag att hantera reservationer och bokningar på ett effektivt och organiserat sätt. 

De flesta bokningssystem har en grundläggande funktion – att hantera bokningar, vilket frigör tid och resurser för företag att fokusera på andra viktiga uppgifter.

Det kan handla om allt från små tjänstebokningar, som en frisörtid, till större evenemang som en guidad vandring i ett naturreservat.

Du kan också använda bokningsplattformar för att sälja biljetter till konserter eller andra evenemang.

‍

Vilka funktioner ska du leta efter?

Alla branscher har olika behov, och det finns system som är utvecklade för specifika situationer. Till exempel kan restaurangbranschen använda skräddarsydda bokningssystem för att hålla reda på bordsreservationer. 

Men hur avgör du vilket system som är rätt för ditt företag?

Låt oss titta på några viktiga funktioner som är värda att överväga innan du gör ditt val.

‍

Nyckelfunktioner i ett effektivt bokningssystem:

• Kalenderintegration: De bästa bokningssystemen erbjuder en samlad kalenderöversikt över alla dina bokningar. Vissa system kan till och med integreras med din befintliga digitala kalender, vilket hjälper dig att hålla ordning i vardagen.
  
  
• Automatiserade meddelanden: Ett bra system skickar automatiskt bokningsbekräftelser och påminnelser till dina gäster via e-post eller SMS. Detta sparar tid och förbättrar kundupplevelsen, samtidigt som det skapar trygghet för dina gäster.
  
  
• Betalningshantering: Ett effektivt bokningsverktyg bör ha inbyggda betalningsfunktioner som gör det enkelt för kunder att betala online. Det minskar den administrativa bördan, ökar bokningarna och gör gästerna nöjdare.
  
  
• Användarvänlighet: Systemet ska vara lätt att använda, både för dig och dina kunder. Ett intuitivt system sparar tid och gör att du inte behöver lägga onödig tid på att förstå hur det fungerar.
  
  
• Datasäkerhet och GDPR-efterlevnad: När du väljer ett bokningssystem är det viktigt att det skyddar dina kunders data och uppfyller GDPR-kraven.
  
  
• Rapporteringsverktyg: Med inbyggda rapporteringsfunktioner kan du analysera dina bokningar och få insikter om kundernas köpbeteenden. Detta hjälper dig att fatta datadrivna beslut och rikta din marknadsföring på sociala medier mer effektivt.‍

Tips: Undvik att välja ett system bara för att det har många funktioner. För många funktioner kan bli överväldigande och leda till att du tappar överblicken istället för att förbättra den.

Välj alltid ett system som passar både ditt företags behov och din budget.

‍

Vad kostar ett bokningssystem?

Priset på ett bokningssystem kan variera från cirka 100–300 kr per månad för grundläggande funktioner, till över 2000 kr per månad för mer avancerade system. Vissa erbjuder gratis planer med begränsade funktioner, medan andra kombinerar en fast månadsavgift med små transaktionsavgifter per bokning.

Så här väljer du rätt bokningssystem för ditt företag

Hur väljer man det bästa onlinebokningssystemet? Systemet kommer att ha stor påverkan på hur din verksamhet fungerar dagligen, så det är naturligtvis ett stort beslut.

För att hjälpa dig på vägen är här några nyckelfaktorer att överväga innan du fattar beslutet:

‍

1. Identifiera dina behov

Förstå din verksamhets behov

‍Börja med att bedöma din verksamhets specifika behov. Behöver du avancerade funktioner? Till exempel att systemet kan hantera ett obegränsat antal användare. Eller räcker ett enkelt system med grundläggande funktioner?

För serviceföretag brukar ett enkelt bokningssystem räcka.

Men för upplevelseföretag som ofta har flera anställda eller värdar och många deltagare samtidigt, kan ett mer omfattande system vara lösningen.

Hos Holdbar har vi designat ett system för just de företag som brinner för att skapa enastående upplevelser.

Vår bokningsplattform är intuitiv, användarvänlig och frigör tid för det som faktiskt är viktigt – nämligen att skapa oförglömliga upplevelser för dina gäster.

Överväg din målgrupp: Hur matchar bokningssystemet dina kunders förväntningar?‍

När du väljer ett onlinebokningssystem är det avgörande att ta hänsyn till vad dina kunder förväntar sig av bokningsprocessen.

Olika kundgrupper har olika preferenser och behov, och ditt val bör spegla detta.

• Förväntningar på service: Om din verksamhet riktar sig till en målgrupp som förväntar sig bra kundservice bör du välja ett bokningsverktyg som kan skicka bokningsbekräftelser och påminnelser till dem.
  
  Om din verksamhet däremot erbjuder korta, engångstjänster är detta inte lika relevant – men fortfarande ett plus.
  
  Ett exempel: En flygbuss som kör fyra gånger om dagen från en flygplats till centrum använder ett enkelt biljettsystem. Här kan kunder boka sin biljett online och få den direkt på telefonen.
  
  Det fungerar mycket bra.
  
  Men om systemet dessutom kunde skicka en påminnelse om resan, eller ännu bättre, uppdatera kunderna om förseningar, skulle det förbättra kundupplevelsen avsevärt – men det är absolut inget måste.
  
  Här är det viktigt att överväga om de mer avancerade funktionerna gör en verklig skillnad för företagets kunder. För vissa företag är det guld värt, för andra är det bara en extra bonus.
  ‍
  
  
• Bekvämlighet:
  
  Låt oss säga att ett företag som säljer kanalturer i Köpenhamn väljer ett bokningssystem som varken kan användas på telefonen eller tar emot onlinebetalningar. De kan riskera att förlora många potentiella kunder.
  
  Många turister bestämmer sig spontant för en kanaltur, och om de inte kan boka en timme eller två i förväg eller betala online kanske de väljer en annan upplevelse som är lättare att tillgå.
  
  Poängen är att det måste vara enkelt för dina kunder, och du bör noga överväga om din verksamhet är i en situation där ett mer avancerat bokningssystem är nödvändigt.
  
  Läs också: Fem steg för att skapa kundlojalitet.
  

• Skalbarhet:
  
  Undersök om systemet kan växa med din verksamhet. Det är viktigt att välja ett system som kan hantera ett ökande antal bokningar och kunder över tid.
  
  Ett bra bokningssystem kommer förhoppningsvis att få ditt företag att växa, och det är naturligtvis tråkigt att behöva byta system om det inte kan hänga med.

‍

2. Jämför olika system

• Kundrecensioner: Leta efter recensioner av de system du är intresserad av. Andra användares erfarenheter kan ge dig en bra uppfattning om vilka system som är värda att gå vidare med.
  
  
• Funktionalitet: Notera vilka funktioner du behöver och tror att du skulle ha nytta av. Jämför sedan olika system och ta reda på vilka som uppfyller dina krav, och vilka som inte är nödvändiga för din verksamhet.
  
  De flesta bokningsprogram har en lista över sina funktioner. Du kan se Holdbars funktioner här.

Här är en generell checklista du kan använda för att komma igång:

1. Enkel kalenderhantering
   
   Kan du snabbt få en överblick över alla dina bokningar i en samlad kalender? Kan systemet integreras med din nuvarande kalender, som exempelvis Google Kalender?
   
   

2. Automatiska meddelander
   ‍Skickar systemet automatiskt påminnelser till dina kunder så att de kommer ihåg sina bokningar? Kan meddelanden skickas både via e-post och SMS?
   
   

3. Betalningar
   
   ‍Kan dina kunder betala direkt online när de bokar? Är det enkelt för dig att hålla koll på vilka som har betalat?
   
   

4. Användarvänlighet
   
   ‍Är systemet enkelt att använda för både dig och dina kunder? Kan du snabbt lära dig att använda systemet utan att spendera mycket tid?
   
   

5. Bra support
   
   ‍Finns det enkel tillgång till hjälp om du stöter på problem? Erbjuder systemet snabb och vänlig kundservice?
   
   

6. Pris
   
   ‍Passar priset in i din budget, och får du de funktioner du behöver? Finns det en gratis provperiod så att du kan testa systemet innan du betalar?
   
   

7. Framtidssäkring
   
   ‍Kan systemet växa med din verksamhet om du får fler kunder eller anställda? Uppdateras systemet regelbundet så att det alltid fungerar optimalt?

‍

3. Hitta rätt system för pengarna

När du ska välja en bokningsplattform är det viktigt att hitta rätt balans mellan pris och funktionalitet.

Även om det kan vara lockande att välja den billigaste lösningen, bör du inte kompromissa med de funktioner som är nödvändiga för ditt företags dagliga verksamhet.

Det är klokt att fundera över hur mycket värde systemet faktiskt tillför din verksamhet i förhållande till priset.

Om ett system har många funktioner som inte är nödvändiga för din verksamhet och dessutom är dyrare på grund av dessa, kan det vara en bra idé att stryka det från din lista.

‍

Gratis vs. betalda planer: Vad passar din verksamhet?

• Nystartade företag kan ofta dra nytta av gratisplaner i bokningssystem eftersom de vanligtvis ger tillgång till kärnfunktioner och endast kräver en liten avgift per bokning.
  
  Detta är idealiskt för företag med få bokningar, eftersom gratisplaner ofta har en begränsning på hur många bokningar de kan hantera.
  
  
• Etablerade företag som har fler kunder och frekventa bokningar kan dock behöva en betald plan, även om de bara vill testa systemet.
  
  De dyrare planerna kan hantera större volymer och erbjuder avancerade funktioner som ofta matchar behoven hos ett växande företag.

3 typiska misstag att undvika när du väljer ett bokningssystem

När du väljer en bokningsplattform är det viktigt att fokusera på de rätta funktionerna.

Men du bör också vara uppmärksam på vanliga misstag som kan undvikas:

‍

1. Fokusera inte bara på priset

• Det är förståeligt att priset spelar en stor roll, men att välja ett bokningssystem enbart baserat på den lägsta kostnaden kan vara ett misstag i längden.
  
  Billigare system kan sakna viktiga funktioner eller erbjuda begränsad support.
  
  Det är viktigt att överväga vad du får för pengarna och se till att systemet uppfyller så många av dina krav som möjligt.

‍

2. Ignorera inte användarvänlighet

• Ett system som är svårt att använda kan snabbt bli en belastning för både dig och dina anställda.
  
  Om det kräver tekniska kunskaper eller är komplicerat att navigera i, kommer det att stjäla tid från dina kärnuppgifter.
  
  Dessutom, om dina kunder tycker att det är svårt att använda, är det en stor nackdel.
  
  Välj därför ett bokningssystem som är intuitivt och enkelt att använda för alla användare.

‍

3. Glöm inte behovet av support

• Bokningssystem är en typ av mjukvara, och ingen mjukvara är helt fri från fel. Det kan uppstå situationer där du behöver hjälp.
  
  Många underskattar vikten av tillgänglig kundsupport.
  
  Välj ett system som erbjuder pålitlig och tillgänglig support, så att du kan få snabb hjälp när du behöver det.

‍

Implementera ditt nya bokningssystem

När du har valt ditt nya system är det dags att sätta igång!

Det kan kännas överväldigande att ta ett så stort steg med ditt företag, men ju mer du använder och testar systemet, desto bättre kommer du att bli på det.

Gör en testbokning

Det bästa sättet att lära känna ditt nya system är att använda det praktiskt. Gör därför en testbokning innan du lanserar systemet för dina kunder.

• Skapa en bokning hos ditt eget företag, precis som om du vore en kund. Gå igenom hela processen från början till slut för att få en insikt i vad dina kunder upplever.
  
  
• Granska hanteringen av nya bokningar från ditt perspektiv. Testa funktioner som att skicka påminnelser, omboka bokningar, eller utföra återbetalningar.

Detta ger dig möjlighet att säkerställa att allt är korrekt uppsatt och att du kan göra eventuella justeringar innan systemet går live.

‍

Kontakta support för hjälp och rådgivning

Om du fortfarande har frågor, tveka inte att kontakta systemets kundtjänst.

Som nämnt tidigare är det viktigt att ha en leverantör som brinner för sitt arbete, så du kan vara säker på att få den hjälp du behöver om det uppstår problem.

‍

Få fler bokningar och nöjdare kunder med Holdbar

Att välja rätt bokningssystem kan göra en stor skillnad för ditt företag – både i form av fler bokningar och nöjdare kunder.

Om du tar med dig en sak från denna artikel, så är det att du noggrant bör överväga ditt företags behov innan du gör ditt val.

Hos Holdbar arbetar vi hårt för att skapa en enklare och bättre framtid för upplevelseindustrin. Vi hjälper värdar att växa sina företag genom att ge dem en stark digital grund via vår plattform.

Vår plattform är särskilt utformad för att möta behoven inom upplevelsebranschen. Vi kallar det för ett experience management system.

Det innebär att Holdbar är en allt-i-ett-lösning som inte bara hjälper dig med bokningar utan även tar hand om administrativa uppgifter, betalningar och marknadsföring.

Med andra ord: Allt du behöver för att sälja upplevelser.

Boka en demo idag eller prova vår gratis plan, och låt oss se om det är rätt match för dig!

‍