Event management gjort enkelt: 4 tips för att planera ditt nästa evenemang

Deltagarlistor, budget, tidsplan, teknisk utrustning, plats, regler och tillstånd.

Listan över uppgifter när man planerar ett evenemang är ofta lång och utmanande. 

Men det behöver inte vara så komplicerat om du vet hur du ska ta dig an planeringen.

I den här artikeln ger vi dig fyra konkreta tips om hur du kan använda eventkoordinering för att göra din vardag som upplevelseföretag enklare.

Allt handlar om tid. Använder du din tid på rätt sätt, är du på god väg mot ett framgångsrikt evenemang.

1. Bevara översikten genom noggrann planering
2. Se till att ha tydlig intern kommunikation
3. Skapa en bra upplevelse för dina gäster
4. Använd ett system som hanterar de administrativa uppgifterna

På Holdbar har vi utvecklat ett enkelt men kraftfullt bokningssystem som gör eventplanering lättare. Vi har gjort detta genom att samla alla administrativa uppgifter på ett och samma ställe.

Boka en demo och upplev skillnaden. Det är helt utan förpliktelser.

‍

1. Bevara översikten med god (och noggrann) planering

Brist på översikt är ofta orsaken till ett misslyckat evenemang.

Om du inte har full koll på ditt evenemang kommer du garanterat att missa viktiga detaljer. Inte bra.

Vill du få bättre översikt över tidshantering och budget kan det vara värt att investera i digitala verktyg:

• Skapa en detaljerad tidsplan: Använd ett projektstyrningsverktyg som Trello eller Asana, där du kan tilldela uppgifter till varje teammedlem och sätta deadlines så att alla håller sig uppdaterade.
  
  
• Gör en budget: Använd kalkylprogram som Google Sheets eller Excel för att skapa en budget som innehåller alla dina förväntade utgifter, samt en buffert för oförutsedda kostnader.
  
  Med en budgetplan kan du:
  
  • Hålla koll på alla utgifter.
  • Se till att du håller dig inom budgeten.

2. Ha kontroll över den interna kommunikationen

En annan viktig aspekt av event management är att den interna kommunikationen måste vara knivskarp.

Om du har många medarbetare som arbetar med ditt evenemang bör du överväga att utvärdera kommunikationen och samarbetet mellan dem.

Dålig kommunikation och samordning i teamet kan leda till missförstånd, förseningar eller misstag, vilket kan skapa problem för både evenemanget och dina gäster. 

Om teamet är synkroniserat är det enklare att koordinera effektivt.

För att förbättra kommunikationen i teamet är det viktigt att skapa tydliga kommunikationskanaler och rutiner:

• Regelbundna teammöten: Håll ett möte (eller flera) innan ditt evenemang för att säkerställa:
  
  • Att alla i teamet är uppdaterade.
  • Att nödvändig information har delats med alla i teamet.

Det kan också vara en bra idé att skapa en grupp för ditt team i exempelvis Messenger, WhatsApp eller en annan mobil plattform, så att du snabbt kan dela information och uppdateringar med alla.

Det kan vara bra att hålla ett kort uppföljningsmöte efter eventet för att tacka teamet för deras insats och diskutera utmaningar och framgångar. Tillsammans kan ni avgöra om det behövs förändringar inför framtida evenemang.

‍

Använd samarbetsverktyg‍

God och tydlig kommunikation är nyckeln till framgångsrik evenemangsplanering– särskilt när du arbetar med ett större team.

För att hålla alla uppdaterade kan du använda samarbetsverktyg som samlar kommunikationen på ett ställe och underlättar uppgiftskoordineringen.

• Slack: Slack är en populär plattform för teamkommunikation, där du kan skapa olika “kanaler” för specifika ämnen eller team. Med Slack kan du snabbt dela meddelanden, filer och uppdateringar, vilket säkerställer att alla teammedlemmar har tillgång till nödvändig information. Slack har även en app, så du enkelt kan kommunicera på språng.
  
  
• Microsoft Teams: Microsoft Teams erbjuder inte bara chattfunktioner, utan även verktyg för videomöten, dokumentdelning och projektstyrning.
  ‍
• Google Workspace: Google Workspace innehåller ett set verktyg som gör det enkelt för teamet att samarbeta med dokument, kalkylblad och presentationer. Det är särskilt bra för att skapa och dela material som tidsplaner, budgetar och checklistor.

3. Kom ihåg att fokusera på dina gäster

Event planning handlar i slutändan om själva evenemanget och de människor som deltar. 

Det är lätt att fastna i alla praktiska aspekter runt evenemanget, men du måste också ha fokus på din viktigaste målgrupp – dina gäster.

Om deltagarna får en dålig upplevelse kan det skada din verksamhet, och chansen att de återvänder eller rekommenderar ditt event till andra minskar drastiskt.

Läs också: Fem steg för att skapa kundlojalitet

För att ge dina gäster en bra upplevelse kan du överväga följande:

Detaljerad planering:

• Skapa en noggrann plan som säkerställer att alla aspekter av gästupplevelsen, från “Välkommen” till “Vi ses igen”, är på plats.
  
  
• Se till att ditt event är lätt att hitta. Om ditt evenemang är svårt att lokalisera, se till att ge tydliga instruktioner i orderbekräftelsen och/eller på din webbplats.

Få dina gäster att känna sig välkomna:

• Hälsa personligt och vänligt på dina gäster när de anländer till ditt event. Det kan vara din värd, din receptionist eller du själv som gör detta.
  
  
• Värden eller värdarna bör ha en god förståelse för kundhantering för att kunna hantera även de mest utmanande situationerna.

Förbättra ditt event med feedback:

• Samla in feedback: Använd digitala enkäter som Google Forms eller SurveyMonkey för att samla in feedback från dina gäster efter evenemanget.
  
  Du kan skicka enkäterna via e-post eller skapa en fysisk QR-kod som länkar till undersökningen. Följ även med på sociala medier där gäster kan dela sina upplevelser.
  
  
• Analysera feedback: Gå igenom den insamlade datan för att identifiera mönster och trender bland dina gäster.
  
  
• Implementera förändringar: Baserat på din analys kan du prioritera de förändringar som har störst påverkan på gästupplevelsen och införa dem vid framtida evenemang.

‍

4. Ta hjälp av ett bokningssystem

Utan bra bokningsprogram är det lätt att tappa översikten över sina gäster. 

Dessutom kan ett bokningssystem hjälpa dig att slippa tidskrävande uppgifter som manuell hantering av bokningar och ombokningar.

Här är några fördelar med att använda ett onlinebokningssystem:

Automatisk registrering:

• Med ett bokningssystem registreras dina bokningar automatiskt och blir enkla att överblicka. 
• Dina gäster kan själva anmäla sig online, vilket både är användarvänligt och tidsbesparande för dig.
• Ett bokningssystem uppdaterar deltagarlistan i realtid, så du alltid har den senaste översikten över anmälningarna. 
• Du minskar också risken för dubbelbokningar.

Betalningshantering:

• Om du har ett bokningssystem med inbyggd betalningsfunktion gör du det enklare för dina gäster att boka, samtidigt som du får en tydlig överblick över dina intäkter.
• Ett bra system kan även hantera återbetalningar, så att du slipper den manuella hanteringen.
• Vissa system låter dig skapa skräddarsydda rabattkoder för dina gäster.

Läs också: Fördelarna med ett bokningssystem med betalningslösningar

Förbättrad kommunikation:

• Du kan skicka orderbekräftelser och påminnelser via e-post eller SMS till dina deltagare så att de alltid är uppdaterade.
• Du får också möjlighet att rikta din kommunikation bättre om ditt system kan analysera dina kunders data.

Läs också: Hur du kan boosta din upplevelseverksamhet med effektiv eventmarknadsföring

‍

Vem är Holdbar?

På Holdbar har vi utvecklat ett intuitivt bokningssystem designat för företag som levererar unika upplevelser eller arrangemang. 

Vi arbetar dagligen för att förenkla och minska de administrativa uppgifter som är förknippade med att hålla ett evenemang. Därmed kan du fokusera på din viktigaste uppgift – att skapa minnesvärda upplevelser för dina gäster.

Boka en demo idag eller prova vår gratisplan och upplev själv hur enkelt du kan planera ditt nästa event med Holdbar.

‍